Beaucoup d'entre nous, encore aujourd'hui, ont tendance à confondre le message email et le message SMS. N'oublions pas que l'email se conserve, s'imprime, et fait partie intégrante de dossiers de projets ! Alors, premier conseil, ne négligez pas votre communication...

La prise de contact : toujours répondre à un message.

Je cherche une information sur un site internet, je ne la trouve pas. Je cherche donc un formulaire où poser une question. Mon message est-il bien arrivé ? Sera t'il considéré ?

Il est très important de rassurer l'émetteur de "l'arrivée" de son message. Soit en ajoutant une réponse automatique dans le formulaire, soit en répondant au plus tôt à un email, seulement pour dire qu'il a été bien reçu et traité dans les meilleurs délais.

La communication : ce ne sont pas les machines qui communiquent !

Combien de messages recevons-nous sans texte, avec seulement des pièces jointes, parfois même sans sujet ? C'est le "Fire and Forget", j'envoie et les autres se débrouillent ! Cela témoigne d'un manque de considération et donne une image très négative de l'émetteur et de son intérêt pour le sujet.

Le message email est  une communication établie entre un émetteur et un récepteur. Ainsi, tous vos emails doivent comporter un sujet pour éviter d'être envoyés dans la corbeille à SPAM !  Ensuite, écrivez au moins "bonjour," dans votre message, cela humanise grandement votre image !

L'accusé de réception : vous êtes responsable de votre message jusqu'à sa destination.

L'accusé de réception est une fonctionnalité qu'offrent tous les logiciels de messagerie. Elle est habituellement utilisée pour l'expédition de messages jugés très importants, à l'image de l'accusé de réception postal. Mais sur internet, la gratuité de cette fonctionnalité, et l'incertitude liée au correct acheminement de vos messages - considérant l'énorme masse de messages indésirables - vous avez tout intérêt à l'utiliser systématiquement !

Car vous êtes responsable de votre message jusqu'à la boite à lettres de son destinataire dans la mesure ou vous ne pouvez pas déléguer cette responsabilité à un tiers ! Et de plus, le récepteur, en validant l'accusé de réception, n'a pas à vous écrire un email pour cela...

A mi-chemin entre l'échange téléphonique et le courrier postal, l'échange par email reste un dialogue dont les conversations sont enregistrées. Ce moyen de communication a pour particularités l'inconvénient d'un décalage temporel obligatoire entre l'émetteur et le récepteur, mais aussi la technologie permettant d'assurer la bonne réception des messages.